同程旅行采購人2條降本增效經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：優(yōu)化采購策略、改善流程管理是關(guān)鍵

“降本增效是企業(yè)采購貫穿始終的終極目標(biāo)。但在具體執(zhí)行上,絕不是僅僅找低價(jià)供應(yīng)商、砍價(jià)這么簡單?！弊鳛橐幻少徖媳?同程旅行采購負(fù)責(zé)人王凱對于降本增效有著自己的理解。在他看來,采購降本需要從采購策略、流程管理等方方面面綜合考慮,“既要抓全局、也要扣細(xì)節(jié)”,這樣才能事半功倍。

動(dòng)態(tài)優(yōu)化采購策略,創(chuàng)造更多降本空間實(shí)現(xiàn)采購降本有效落地

作為同程旅行的采購負(fù)責(zé)人,王凱每天都會(huì)接到業(yè)務(wù)側(cè)大量的采購需求。在接到需求的這一刻,王凱的降本工作就已經(jīng)開始。王凱表示,“采購降本最核心的一點(diǎn),就是如何制定更合理的采購策略。在接到每一個(gè)需求時(shí),采購人都應(yīng)該先問自己幾個(gè)問題:在確保業(yè)務(wù)需求的前提下還有沒有更合適的替代方案?未來一段時(shí)間內(nèi),商品的價(jià)格會(huì)不會(huì)出現(xiàn)較大波動(dòng)?只有在每一個(gè)事項(xiàng)上都深入思考,才能從源頭上降低采購的直接成本。

對此,他分享了一個(gè)關(guān)于采購服務(wù)器的案例。作為一家互聯(lián)網(wǎng)公司,服務(wù)器是同程旅行重要的運(yùn)營設(shè)備,同時(shí)也是金額較大的采購項(xiàng)目。為了保障性能,服務(wù)器每過幾年都要進(jìn)行更換。 “過去我們的服務(wù)器更換,主要采用整機(jī)采購的方式,用新機(jī)器替換舊機(jī)器。由于服務(wù)器數(shù)量眾多,而且單價(jià)較高,每年的服務(wù)器更換都會(huì)占用大量的資金?！?/p>

過去三年外部環(huán)境的不確定,對旅游業(yè)帶來了較大沖擊,同程旅行也面臨著更大的成本壓力,公司內(nèi)部對采購降本也提出了更高的要求。于是王凱帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)對服務(wù)器的更新頻率和方式進(jìn)行了調(diào)整。經(jīng)過專業(yè)評估,同程旅行采用了“以修代換“的方式,一方面會(huì)對超過正常折舊期的服務(wù)器更換重要零配件;另一方面統(tǒng)一采購延保服務(wù),在出現(xiàn)問題后能夠第一時(shí)間進(jìn)行維護(hù)。王凱表示,“通過延長服務(wù)器的使用壽命,我們有效減少了更換頻率,變相實(shí)現(xiàn)了降本?！?/p>

在服務(wù)器之外的常規(guī)品類,同程旅行的采購部門一直踐行從采購時(shí)機(jī)和后端使用兩大模塊進(jìn)行策略優(yōu)化。據(jù)王凱介紹,在采購時(shí)機(jī)方面,同程旅行的采購部門會(huì)通過市場調(diào)研預(yù)判未來的商品價(jià)格走勢,如果后續(xù)會(huì)漲價(jià)就安排提前備貨、提前采買,反之則會(huì)延后采購時(shí)機(jī)。后端使用方面,以物資調(diào)配為例,基于同程旅行自建的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)對全國各分公司物資進(jìn)行統(tǒng)一管理、調(diào)配,比如分公司A有采購需求、分公司B有設(shè)備閑置的現(xiàn)象,會(huì)及時(shí)調(diào)配,避免出現(xiàn)重復(fù)采購現(xiàn)象,讓各分公司之間實(shí)現(xiàn)物資共享,提高資產(chǎn)利用率。

王凱認(rèn)為,采購降本絕不是一味追求低價(jià)產(chǎn)品,因?yàn)閮r(jià)格不可能無限降下去。而通過采購策略的調(diào)整,能夠創(chuàng)造源源不斷的降本空間。

兩招簡化采購流程,將采購“搬到線上”實(shí)現(xiàn)全流程高效協(xié)同

如果說采購策略的優(yōu)化能夠有效減少顯性成本,那么對采購流程的改進(jìn)則能夠減少大量的隱性成本,同樣能夠?yàn)楣緞?chuàng)造巨大價(jià)值。

王凱介紹,上述提到的供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)是同程旅行在2017年著手自建的,對內(nèi)部的采購流程進(jìn)行數(shù)字化升級,大幅提高內(nèi)部流程效率。通過這一系統(tǒng),同程旅行能實(shí)現(xiàn)全國分公司采購的統(tǒng)一管理與高效執(zhí)行。各分公司的采購需求,皆可以通過系統(tǒng)進(jìn)行申請,隨后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行切分,自購需求由各分公司自行解決,統(tǒng)購需求會(huì)轉(zhuǎn)至公司總部,統(tǒng)購員接到需求后開展詢比價(jià)、招投標(biāo)等相關(guān)工作,之后由物資管理員進(jìn)行驗(yàn)收、入庫、出庫等操作。該系統(tǒng)還能對庫存量進(jìn)行智能監(jiān)測,任何采購物資入庫、出庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、報(bào)廢等均由系統(tǒng)管理。“哪怕一支筆都能清楚的了解這個(gè)月領(lǐng)用了多少、倉庫剩了多少,這在人工管理時(shí)代是難以做到的?！蓖鮿P表示。

在自建數(shù)字化系統(tǒng)的同時(shí),同程旅行也選擇同更多高效的采購平臺(tái)合作,構(gòu)建覆蓋全國的商品尋源能力,挖掘更多符合需求的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。王凱透露,2018年,同程旅行開始與京東企業(yè)業(yè)務(wù)等數(shù)字化平臺(tái)在數(shù)碼、家電、辦公用品等標(biāo)準(zhǔn)品上展開合作?！敖柚〇|等第三方豐富的商品資源及智能選品推薦,我們能夠很方便地進(jìn)行選品、比價(jià),而且交付效率也很快。傳統(tǒng)采購模式下三周才能完成的詢價(jià)、合同簽訂、物流、結(jié)算流程,借助京東慧采等專業(yè)數(shù)字化采購平臺(tái)一周內(nèi)就能完成。同時(shí),京東企業(yè)業(yè)務(wù)是一個(gè)集成了海量供應(yīng)鏈資源的綜合型平臺(tái),而非單獨(dú)供應(yīng)商,也能夠有效減少審計(jì)風(fēng)控的工作量?！?/p>

目前,除了標(biāo)準(zhǔn)品,王凱還開始嘗試將一些服務(wù)類的采購“搬到線上”進(jìn)行。王凱表示,隨著以京東企業(yè)業(yè)務(wù)為代表的數(shù)字化采購平臺(tái)的發(fā)展,線上可采購的品類正從“商品”向“商品+服務(wù)”完善,包括上述提到的服務(wù)器日常運(yùn)維、維修安裝,以及企業(yè)定制服務(wù)?！?022年年末,我們?yōu)閱T工發(fā)放的入職五周年、十周年定制款金幣,就是通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行定制采購,受到了員工的廣泛好評。”

放眼2023年,降本增效依然是王凱最重要的工作目標(biāo)之一。王凱表示,一方面我們計(jì)劃將采購管理中更多的重復(fù)性、機(jī)械性工作交給京東企業(yè)業(yè)務(wù)這樣的數(shù)字化平臺(tái)去做,將人員盡力更多投入到高價(jià)值工作中,另一方面著力提升供應(yīng)鏈系統(tǒng)的智能化水平,力爭在一些簡單品類上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)監(jiān)測庫存、自動(dòng)下單,進(jìn)一步提高采購效率。