同程旅行采購人2條降本增效經驗總結：優(yōu)化采購策略、改善流程管理是關鍵

“降本增效是企業(yè)采購貫穿始終的終極目標。但在具體執(zhí)行上,絕不是僅僅找低價供應商、砍價這么簡單?！弊鳛橐幻少徖媳?同程旅行采購負責人王凱對于降本增效有著自己的理解。在他看來,采購降本需要從采購策略、流程管理等方方面面綜合考慮,“既要抓全局、也要扣細節(jié)”,這樣才能事半功倍。

動態(tài)優(yōu)化采購策略,創(chuàng)造更多降本空間實現采購降本有效落地

作為同程旅行的采購負責人,王凱每天都會接到業(yè)務側大量的采購需求。在接到需求的這一刻,王凱的降本工作就已經開始。王凱表示,“采購降本最核心的一點,就是如何制定更合理的采購策略。在接到每一個需求時,采購人都應該先問自己幾個問題:在確保業(yè)務需求的前提下還有沒有更合適的替代方案?未來一段時間內,商品的價格會不會出現較大波動?只有在每一個事項上都深入思考,才能從源頭上降低采購的直接成本。

對此,他分享了一個關于采購服務器的案例。作為一家互聯(lián)網公司,服務器是同程旅行重要的運營設備,同時也是金額較大的采購項目。為了保障性能,服務器每過幾年都要進行更換。 “過去我們的服務器更換,主要采用整機采購的方式,用新機器替換舊機器。由于服務器數量眾多,而且單價較高,每年的服務器更換都會占用大量的資金。”

過去三年外部環(huán)境的不確定,對旅游業(yè)帶來了較大沖擊,同程旅行也面臨著更大的成本壓力,公司內部對采購降本也提出了更高的要求。于是王凱帶領團隊對服務器的更新頻率和方式進行了調整。經過專業(yè)評估,同程旅行采用了“以修代換“的方式,一方面會對超過正常折舊期的服務器更換重要零配件;另一方面統(tǒng)一采購延保服務,在出現問題后能夠第一時間進行維護。王凱表示,“通過延長服務器的使用壽命,我們有效減少了更換頻率,變相實現了降本?！?/p>

在服務器之外的常規(guī)品類,同程旅行的采購部門一直踐行從采購時機和后端使用兩大模塊進行策略優(yōu)化。據王凱介紹,在采購時機方面,同程旅行的采購部門會通過市場調研預判未來的商品價格走勢,如果后續(xù)會漲價就安排提前備貨、提前采買,反之則會延后采購時機。后端使用方面,以物資調配為例,基于同程旅行自建的供應鏈管理系統(tǒng)對全國各分公司物資進行統(tǒng)一管理、調配,比如分公司A有采購需求、分公司B有設備閑置的現象,會及時調配,避免出現重復采購現象,讓各分公司之間實現物資共享,提高資產利用率。

王凱認為,采購降本絕不是一味追求低價產品,因為價格不可能無限降下去。而通過采購策略的調整,能夠創(chuàng)造源源不斷的降本空間。

兩招簡化采購流程,將采購“搬到線上”實現全流程高效協(xié)同

如果說采購策略的優(yōu)化能夠有效減少顯性成本,那么對采購流程的改進則能夠減少大量的隱性成本,同樣能夠為公司創(chuàng)造巨大價值。

王凱介紹,上述提到的供應鏈管理系統(tǒng)是同程旅行在2017年著手自建的,對內部的采購流程進行數字化升級,大幅提高內部流程效率。通過這一系統(tǒng),同程旅行能實現全國分公司采購的統(tǒng)一管理與高效執(zhí)行。各分公司的采購需求,皆可以通過系統(tǒng)進行申請,隨后系統(tǒng)會自動進行切分,自購需求由各分公司自行解決,統(tǒng)購需求會轉至公司總部,統(tǒng)購員接到需求后開展詢比價、招投標等相關工作,之后由物資管理員進行驗收、入庫、出庫等操作。該系統(tǒng)還能對庫存量進行智能監(jiān)測,任何采購物資入庫、出庫、領用、調撥、報廢等均由系統(tǒng)管理?！澳呐乱恢ЧP都能清楚的了解這個月領用了多少、倉庫剩了多少,這在人工管理時代是難以做到的?！蓖鮿P表示。

在自建數字化系統(tǒng)的同時,同程旅行也選擇同更多高效的采購平臺合作,構建覆蓋全國的商品尋源能力,挖掘更多符合需求的優(yōu)質供應商。王凱透露,2018年,同程旅行開始與京東企業(yè)業(yè)務等數字化平臺在數碼、家電、辦公用品等標準品上展開合作。“借助京東等第三方豐富的商品資源及智能選品推薦,我們能夠很方便地進行選品、比價,而且交付效率也很快。傳統(tǒng)采購模式下三周才能完成的詢價、合同簽訂、物流、結算流程,借助京東慧采等專業(yè)數字化采購平臺一周內就能完成。同時,京東企業(yè)業(yè)務是一個集成了海量供應鏈資源的綜合型平臺,而非單獨供應商,也能夠有效減少審計風控的工作量?！?/p>

目前,除了標準品,王凱還開始嘗試將一些服務類的采購“搬到線上”進行。王凱表示,隨著以京東企業(yè)業(yè)務為代表的數字化采購平臺的發(fā)展,線上可采購的品類正從“商品”向“商品+服務”完善,包括上述提到的服務器日常運維、維修安裝,以及企業(yè)定制服務?！?022年年末,我們?yōu)閱T工發(fā)放的入職五周年、十周年定制款金幣,就是通過京東企業(yè)業(yè)務進行定制采購,受到了員工的廣泛好評。”

放眼2023年,降本增效依然是王凱最重要的工作目標之一。王凱表示,一方面我們計劃將采購管理中更多的重復性、機械性工作交給京東企業(yè)業(yè)務這樣的數字化平臺去做,將人員盡力更多投入到高價值工作中,另一方面著力提升供應鏈系統(tǒng)的智能化水平,力爭在一些簡單品類上實現自動監(jiān)測庫存、自動下單,進一步提高采購效率。