“采購(gòu)工作，怎么說(shuō)呢？同事們看到的可能只是一支筆、一個(gè)記事本或是中秋節(jié)的一盒月餅、端午節(jié)的一包粽子……但這些簡(jiǎn)單日常的背后可能都是一個(gè)個(gè)采購(gòu)人一籮筐的故事……”

李麗是業(yè)內(nèi)一家知名云通訊服務(wù)商的行政經(jīng)理，采購(gòu)是其重要的工作日常。為做好公司的事務(wù)性物資采買工作，需要制定并執(zhí)行辦公用品、活動(dòng)物料、固定資產(chǎn)和年節(jié)福利等物資的采購(gòu)計(jì)劃，并對(duì)所購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格以及最終的交付期限負(fù)責(zé)。待到物資入庫(kù)后，采購(gòu)時(shí)商品票證是否齊全、票物是否相符等與票據(jù)相關(guān)的細(xì)節(jié)，決定了她報(bào)銷周期的長(zhǎng)短。

“企業(yè)采購(gòu)絕對(duì)是個(gè)技術(shù)活兒，并不是外人眼里的買買東西，發(fā)發(fā)福利這么簡(jiǎn)單！”之所以如此肯定，是因?yàn)樗趧偨佑|企業(yè)采購(gòu)工作時(shí)，遭受過(guò)來(lái)自現(xiàn)實(shí)的“教育”。

“八月份入職，工作剛滿一個(gè)月，公司的中秋采購(gòu)就開(kāi)始了。”

當(dāng)?shù)谝淮慰匆?jiàn)那么厚的商品供應(yīng)商名冊(cè)時(shí)，李麗一下子就呆住了?！肮馐墙o供應(yīng)商打一遍電話，確認(rèn)各家是否有我們所需的商品，并收集報(bào)價(jià)就花了整整2天的時(shí)間?！碑?dāng)收集齊報(bào)價(jià)之后，需要手動(dòng)匯集到excel表中進(jìn)行人工比價(jià)，最后才能確認(rèn)終版的采購(gòu)清單。而在接下來(lái)的時(shí)間，她在“收貨”時(shí)更是忙得停不下來(lái)。由于不同的供應(yīng)商的所在地、服務(wù)能力不同，有的可以提供送貨上門服務(wù)，而有的則只能通過(guò)物流進(jìn)行配送，李麗幾乎每天都要去簽收和核對(duì)供貨商的貨物。 而讓她更感到“崩潰”的是，其中有一家供貨商還送錯(cuò)了貨品的規(guī)格，為此不得不與供貨商交涉后，要求供貨商重新發(fā)貨。

“總之，一團(tuán)糟?！笔虑樽詈蟮慕Y(jié)果是，直到中秋節(jié)當(dāng)天，她購(gòu)買的最后一批商品才送到公司。盡管同事們對(duì)她展現(xiàn)了盡可能的包容和禮貌，但她的轉(zhuǎn)正還是受到了影響，時(shí)間上被推遲了一個(gè)月。

事實(shí)上，排除新人不熟悉的因素，李麗面臨的采購(gòu)效率低的問(wèn)題，也是眾多行政人做采購(gòu)面臨的通病。從品類方面來(lái)說(shuō)，李麗公司的員工來(lái)自全國(guó)各地，為讓員工感受到更好的關(guān)懷，公司采購(gòu)的中秋福利也盡量貼近員工的興趣與愛(ài)好，其品類往往多達(dá)數(shù)十種，采購(gòu)壓力很大。但由于供應(yīng)商的履約與服務(wù)能力不同，由此而造成的后續(xù)問(wèn)題，也困擾著李麗這樣的采購(gòu)人。此外，從公司規(guī)程上說(shuō)，所有的采購(gòu)都必須有發(fā)票作為報(bào)銷憑據(jù)，而并不是所有的供應(yīng)商都能做到及時(shí)開(kāi)票，有些甚至?xí)园l(fā)票不夠?yàn)槔碛赏七t開(kāi)票，這也讓企業(yè)行政采購(gòu)人需要拿出大量的精力與供應(yīng)商與財(cái)務(wù)人員交涉，十分耗費(fèi)心力。

同樣的物資采買，現(xiàn)在的李麗顯然已經(jīng)成熟了許多，“以前需要提前至少1個(gè)月時(shí)間，現(xiàn)在一個(gè)多禮拜差不多也夠了”。在采購(gòu)這件事上，讓她重獲自信的是采購(gòu)模式的轉(zhuǎn)變，“基本上所有的采買都轉(zhuǎn)移到了線上”。

相對(duì)于傳統(tǒng)采購(gòu)模式，成熟的線上數(shù)字化采購(gòu)服務(wù)能夠有效滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)各領(lǐng)域多樣化場(chǎng)景的需求。以李麗經(jīng)常使用的京東企業(yè)購(gòu)為例，其龐大的商品庫(kù)基本可以滿足各類員工福利乃至于日常辦公的采購(gòu)需求，再依托京東企業(yè)購(gòu)高效完善的物流配送能力，基本可以做到所有物資在1-2天內(nèi)全部驗(yàn)收完畢，有問(wèn)題也可以在第一時(shí)間得到處理。與此同時(shí)，京東企業(yè)購(gòu)的所有訂單，無(wú)論金額大小，均可隨貨品開(kāi)具合規(guī)發(fā)票，這也讓她對(duì)接財(cái)務(wù)的工作壓力大大減輕。去年花了將近一個(gè)月時(shí)間才勉強(qiáng)做完的中秋福利采購(gòu)，今年只用了一周左右的時(shí)間就提前全部完成了，這樣讓她獲得了領(lǐng)導(dǎo)的“點(diǎn)贊”。

“行政人在采購(gòu)工作中一定要用對(duì)‘工具’，才能做到高效率采購(gòu)，給自己、也給企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)?！崩铥惛锌馈?/p>